古語說，"凡事預則立，不預則廢"。雖是古語，卻體現(xiàn)了"合理規(guī)劃乃溝通之核心"這一現(xiàn)代企業(yè)溝通管理的最高原則。
對于一個高效的溝通工作者來說，合理規(guī)劃是其工作的重中之重。舉例來說，來自企業(yè)內部的出乎意料且不受歡迎的消極信息防不勝防，令溝通部門的主管疲于招架。對他們來說，光是應對風云多變的外部環(huán)境已經相當困難，這些企業(yè)內部意外信息的"友軍誤傷"無疑是雪上加霜。
對于跨國企業(yè)中負責全球溝通事務的管理人員來說，他們希望全面了解公司業(yè)務在各個國家的發(fā)展情況以及各分支機構及各職能部門的經營情況。而企業(yè)在各個國家的分支機構卻不希望受到來自總部的各種意外且耗時的不適當的信息溝通工作的干擾。
在矩陣型的企業(yè)中，從事溝通工作的人的數量正在呈幾何級數增加。企業(yè)中的某一分支機構一旦設立了自己的溝通部門，各種時事通訊與路演的數量就會立即大幅增加。一方面，企業(yè)員工對鋪天蓋地襲來的信息頗有微辭，另一方面，企業(yè)總部的各部門不斷推出各種改革議案，而企業(yè)全球主管人員又一味追求所謂的"扁平透明的溝通方式"。這樣一來，員工就淹沒在來自全球各地的大量信息之中，卻無法從中發(fā)現(xiàn)任何明確的聯(lián)系。他們不得不自行對諸多信息進行拼湊，以期獲得一個完整的概念。不用說，他們通常會曲解其中的意思。
許多企業(yè)已經認識到保持信息一致的重要性，以確保各種信息相互支持而不是相互抵觸。只有這樣才能保證所有人員都能對企業(yè)形成一致的認識。在結構復雜的企業(yè)中，要保證信息的連貫性與協(xié)調性，就必須進行周密的溝通規(guī)劃，進行溝通工作的人必須緊密協(xié)作。
規(guī)劃溝通工作：三個層面
在企業(yè)的對外溝通中，混亂矛盾的信息會影響企業(yè)的品牌與信譽。而在企業(yè)的內部溝通中，這種混亂與矛盾則會引起員工的不安情緒，加深員工的疑慮。在變革時期，員工往往希望通過各種信息了解企業(yè)領導的真實意圖與目的。他們會仔細研究來自不同領導人員的信息之間的細微差異，希望從中發(fā)現(xiàn)矛盾與分歧的問題所在、權力的更迭以及企業(yè)的真實情況。來自企業(yè)上層的不一致信息往往被基層員工誤認為是內部矛盾的信號，并因此激起種種猜測甚至密謀。
大多數企業(yè)已經明白，穩(wěn)定企業(yè)人心的關鍵并不在于信息通訊預算的多寡和通訊簡報的數量。而關鍵的因素在于這些信息能爭取到員工多大的關注。
企業(yè)如果不清楚自己應該優(yōu)先考慮的事項是什么，也沒有將注意力集中在自己向員工傳遞的信息上，那么員工就會對上層所發(fā)布的信息充耳不聞。越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)，信息量的增長不但沒有讓員工進一步明白企業(yè)的目標，反而造成了矛盾與混亂。
盛世德才高級獵頭顧問認為，成功的企業(yè)應當在三個層面上對信息溝通工作進行規(guī)劃：
宏觀層面——確保信息溝通工作服務于企業(yè)的優(yōu)先考慮事項，并鎖定關鍵的核心戰(zhàn)略信息進行溝通。
溝通層面——經理人員必須清楚地知道自己要向員工傳達的關鍵信息是什么，同時要了解其他經理人員的溝通計劃并探求合作，以避免造成信息的重復與混淆。
地區(qū)性層面——具體的項目計劃與舉措，確保項目經理應用相同的方法制定溝通規(guī)劃，從而確保企業(yè)能對地區(qū)性事務進行優(yōu)先分級與協(xié)調。
改進規(guī)劃流程：三個步驟
企業(yè)怎樣才能改進溝通規(guī)劃流程的效率？盛世德才高級獵頭顧問建議采用下列步驟能夠有效地緩解信息超載與混亂的情況。
第一步：在宏觀層面上進行檢查。對宏觀層面進行檢查是第一步。在這一層面，企業(yè)需要精簡信息量并消除重復溝通相同信息現(xiàn)象；確保發(fā)出的信息具有很高質量并且協(xié)調一致；給予員工足夠的空間去理解與領會接收到的信息；確保關鍵信息的突出地位。
對宏觀層面進行檢查，還意味著加強對信息的優(yōu)先分級管理并且減少信息量。要實現(xiàn)這個目標，企業(yè)需要采用"空中交通管制"的原則。借助這一方法，企業(yè)可以明確組織的日常工作事項安排，確定各種溝通活動的相對優(yōu)先權，并找出可能會受到這些活動影響的人員。然后，這種"空中交通管制系統(tǒng)"會根據這些信息對企業(yè)經營的重要性與優(yōu)先次序，安排進行計劃好的溝通活動的時間與空間，而不會以信息發(fā)布者對信息的宣傳程度決定。
這種方法體現(xiàn)了企業(yè)對內部溝通的協(xié)調與管制，從而減少了意外的沖擊性很大的溝通舉措的出現(xiàn)。
第二步：要求進行溝通工作的所有人員使用統(tǒng)一的溝通方法。在這一層面，企業(yè)應當為組織里進行溝通工作的人員制定統(tǒng)一的溝通方法；明確哪些信息應該優(yōu)先發(fā)布，哪些是關鍵信息；并協(xié)調企業(yè)各部門之間的溝通工作。
進行溝通工作的人員在響應本部門特殊需要的同時，還必須采取統(tǒng)一協(xié)調的方法進行更大范圍的信息溝通工作。為確保做到這一點，企業(yè)必須為他們制定統(tǒng)一的溝通方法、原則與標準，并為他們創(chuàng)造聚會和交流****實踐與創(chuàng)意的機會。
第三步：使溝通活動的規(guī)劃方式標準化，從而為對地區(qū)性溝通活動提供支持。要確保進行溝通工作的人員采用相同的工作模式與方法，企業(yè)就應當從這一步開始使溝通活動的規(guī)劃方式標準化，以保證對各種項目與計劃的支持。
實際上，只要程序簡便易行，項目經理非常樂于為讓員工了解他們的項目或舉措而進行溝通規(guī)劃。對一些企業(yè)來說，這就意味著開發(fā)一種在線規(guī)劃工具，使項目經理了解一個溝通計劃有哪些關鍵的組成部分，并借助該工具創(chuàng)造出符合企業(yè)溝通標準與程序的高質量的溝通計劃。
加強溝通合作：三類信息
在今天這樣一個瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境中，經理人員絕不能盲目行動。他們需要借助嚴格的規(guī)劃程序與標準，避免令企業(yè)出現(xiàn)信息超載的情況，并保證所有的信息溝通活動都是圍繞企業(yè)的優(yōu)先考慮事項而展開的。
為提高信息的一致性、明確性與可信度，企業(yè)必須加強以下三種溝通工作的協(xié)調合作：聚焦于企業(yè)優(yōu)先考慮事項的戰(zhàn)略信息；來自企業(yè)內從事溝通工作的人員的信息；以及來自區(qū)域性項目經理的信息。
現(xiàn)已證明，合理的信息規(guī)劃可以有效地減少：
● 來自企業(yè)內部各種人員的意外的、不受歡迎的信息。
● 來自企業(yè)總部的，既耗費時間又未經規(guī)劃或者不適合當地具體情況的計劃與建議。
● 大量戰(zhàn)略相關性很低的信息，從而防止這些次要信息淹沒那些更為重要的關鍵信息。
● 令員工對企業(yè)的優(yōu)先考慮事項產生理解偏離的誤導性的、矛盾的信息。
● 缺乏規(guī)劃指導與規(guī)劃工具的經理人員發(fā)送的低質量信息。
企業(yè)內部人員的工作日程安排與優(yōu)先考慮的溝通事項各不相同，如果組織缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃構架與程序，就很難管理以上一切。設定統(tǒng)一的規(guī)劃程序有助于在企業(yè)內部建立一個統(tǒng)一的溝通標準，加強信息的連貫性、提高各種計劃的可比性。 |
